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Modèles de devis
Les modèles de devis peuvent être ajoutés ou modifiés depuis la page Affaires du menu Personnalisation. Il s'agit de document word au format docx.
Deux modèles de devis sont proposés en exemple : Devis correspondant à un devis simple sur une page, Proposition commerciale correspondant à un devis comportant des pages de présentation des produits.
Création d'un modèle de devis
Pour créer un modèle de devis vous pouvez soit partir d'un des exemples proposés ou partir d'un document vierge.
Les modèles de documents contiennent des champs de fusion représentant les informations du devis (numéro, date, montant, etc...). Lors de la génération d'un devis, les champs de fusion seront remplacés par les données du devis.
Ajout d'un champ de fusion
Pour insérer un champ de fusion dans Word :
- À partir de la barre d'outil Insertion cliquer sur Texte puis sur l'option Champ
- Sélectionner ChampFusion dans la catégorie Publipostage puis saisir le nom du champ.
Formatage
Le format d'un champ de fusion peut être modifié à l'aide de commutateurs.
Par exemple on peut mettre la première lettre de la civité du contact en majuscule en ajoutant le commutateur \* FirstCap :
MERGEFIELD ContactTitle \* FirstCapLa liste des cummutateurs est disponible dans la documentation de Microsoft Office
Champ de fusion conditionnel (IF)
Il est possible d'afficher un texte différent selon la valeur d'un champ de fusion en utilisant un champ IF. Cela permet par exemple d'adapter la civilité, d'afficher un texte uniquement si un champ est renseigné, ou de gérer tout autre cas conditionnel.
La syntaxe d'un champ IF est la suivante :
IF MERGEFIELD NomDuChamp = "valeur" "Texte si vrai" "Texte si faux"Pour insérer un champ IF dans Word :
- Appuyer sur Ctrl+F9 (ou Cmd+F9 sur Mac) pour insérer des accolades de champ
{ } - À l'intérieur des accolades, saisir la condition IF. Pour insérer le champ de fusion imbriqué, appuyer à nouveau sur Ctrl+F9 à l'endroit souhaité afin de créer des accolades imbriquées.
- Le résultat doit ressembler à ceci dans Word (en affichant les codes de champ avec Alt+F9) :
{ IF { MERGEFIELD ContactTitle } = "Monsieur" "Cher" "Chère" }- Appuyer sur Alt+F9 pour masquer les codes de champ et visualiser le résultat.
Exemples
Adapter la formule de politesse selon la civilité :
{ IF { MERGEFIELD ContactTitle } = "Monsieur" "Cher Monsieur" "Chère Madame" }Afficher une section uniquement si un champ est renseigné :
{ IF { MERGEFIELD DeliveryTime } <> "" "Délai de livraison : { MERGEFIELD DeliveryTime }" "" }Afficher un texte selon le montant :
{ IF { MERGEFIELD TotalAmount } > "10000" "Livraison offerte" "Frais de livraison en sus" }Champs image
Deux champs du modèle insèrent une image et non du texte : SalesPersonPhoto (la photo du commercial) et SignatureImage (la signature du devis).
Leur nom doit être précédé du préfixe Image:, sans quoi aucune image n'est insérée dans le devis généré :
MERGEFIELD Image:SignatureImage \* MERGEFORMATSans autre précision, la signature est insérée dans un cadre de 200 × 200 points, tandis que la photo du commercial conserve les dimensions de l'image d'origine.
Pour imposer une taille, on ajoute la hauteur puis la largeur à la suite du nom du champ, séparées par une barre verticale | :
MERGEFIELD Image:SignatureImage|300|200 \* MERGEFORMATCe champ insère la signature dans un cadre de 300 points de hauteur et 200 points de largeur. L'ordre est toujours hauteur puis largeur.
CONSEIL
Les dimensions s'expriment en points : 1 cm vaut environ 28,35 points.
| Taille souhaitée | Valeur à saisir |
|---|---|
| 2 cm | 57 |
| 3 cm | 85 |
| 5 cm | 142 |
| 7 cm | 200 |
| 10 cm | 283 |
Ainsi Image:SignatureImage|85|142 insère une signature de 3 cm de haut sur 5 cm de large.
WARNING
Les deux dimensions sont obligatoires : Image:SignatureImage|300 ne suffit pas, la taille par défaut est alors appliquée.
Le nom du champ ne doit contenir aucun espace autour des barres verticales, et le séparateur décimal est le point et non la virgule (|85.5|142).
Les proportions de l'image ne sont pas conservées : les deux dimensions sont appliquées telles quelles. Pour ne pas déformer une signature, il faut saisir une hauteur et une largeur respectant son rapport d'origine.
Liste des champs d'entête et de pied de page
Les deux champs image de la liste, Image:SalesPersonPhoto et Image:SignatureImage, s'écrivent avec le préfixe Image: et acceptent une taille : voir Champs image.
| Nom | Description |
|---|---|
| QuoteNumber | Numéro du devis |
| SalesPersonName | Nom du commercial |
| SalesPersonEmail | Adresse email du commercial |
| SalesPersonPhone | Numéro de téléphone du commercial |
| Image:SalesPersonPhoto | Photo du commercial |
| CompanyName | Nom de la société |
| BillingEmail | Adresse mail de type facturation de la societé |
| AccountReferenceCode | Code référence de la société |
| RegistrationNumber | Numéro d'identification de la société (SIRET) |
| Address | Adresse de la société |
| ContactFirstName | Prénom du contact |
| ContactLastName | Nom du contact |
| ContactTitle | Civilité du contact |
| ContactPhone | Numéro de téléphone du contact |
| ContactEmail | Adresse email du contact |
| Date | Date du devis |
| DateMonthYear | Mois et année du devis (ex. août 2026) |
| ExpirationDate | Date d'expiration |
| Description | Objet du devis |
| DeliveryTime | Délai de livraison |
| DeliveryMethod | Mode de livraison |
| Comment | Commentaire |
| TotalFixedAmount | Montant fixe total HT |
| TotalFixedVat | Montant fixe de la TVA |
| TotalFixedAmountIncludingTaxes | Montant fixe total TTC |
| TotalRecurringAmount | Montant récurrent total HT |
| TotalRecurringVat | Montant récurrent de la TVA |
| TotalRecurringAmountIncludingTaxes | Montant récurrent total TTC |
| TotalAmount | Montant total HT (fixe + récurrent) |
| TotalVat | Montant de la TVA (fixe + récurrent) |
| TotalAmountIncludingTaxes | Montant total TTC (fixe + récurrent) |
| SignatureIssuer | Nom de la personne qui signé le devis |
| SignatureDate | Date de signature du devis |
| Image:SignatureImage | Signature |
Lignes du devis
Pour les lignes du devis, il faut ajouter dans le modèle de document les champs de fusion TableStart:Products et TableEnd:Products : tout le contenu situé entre ces champs sera dupliqué pour chaque produit du devis lors de la génération.
Il est possible de regrouper les lignes de devis par famille de produit. Dans ce cas il faut utiliser les champs de fusion TableStart:ProductLines et TableEnd:ProductLines.
Liste des champs des lignes pour les produits
| Nom | Description |
|---|---|
| TableStart:Products | Début d'une ligne de produit |
| TableEnd:Products | Fin d'une ligne de produit |
| Name | Nom du produit |
| ReferenceCode | Code référence du produit |
| Description | Description du produit |
| Comment | Commentaire |
| ProductLineName | Nom de la famille du produit |
| Quantity | Quantité |
| UnitPrice | Prix unitaire |
| DiscountedUnitPrice | Prix unitaire après remise |
| DiscountAmount | Montant de la remise |
| DiscountRate | % de remise |
| Amount | Montant HT |
| VatRate | Taux de TVA |
Liste des champs des lignes pour les familles de produit
| Nom | Description |
|---|---|
| TableStart:ProductLines | Début d'une ligne de famille de produit |
| TableEnd:ProductLines | Fin d'une ligne de famille de produit |
| Name | Nom de fa famille de produit |
| TotalFixedAmount | Montant fixe total HT |
| TotalVat | Montant fixe de la TVA |
| TotalAmountIncludingTaxes | Montant fixe total TTC |
| TotalRecurringAmount | Montant récurrent total HT |
| TotalRecurringVat | Montant récurrent de la TVA |
| TotalRecurringAmountIncludingTaxes | Montant récurrent total TTC |
| TotalAmount | Montant total HT (fixe + récurrent) |
| TotalVat | Montant de la TVA (fixe + récurrent) |
| TotalAmountIncludingTaxes | Montant total TTC (fixe + récurrent) |
Utiliser un champ du devis à l'intérieur d'une ligne
À l'intérieur d'une région TableStart:Products ou TableStart:ProductLines, seuls les champs de la ligne courante sont disponibles : un champ d'entête comme DateMonthYear y resterait vide.
Pour accéder malgré tout à un champ du devis, il faut préfixer son nom par Document. :
MERGEFIELD Document.DateMonthYearLe préfixe fonctionne partout — dans une région de lignes, dans une région de familles de produit, dans les pages produit, et à l'intérieur d'un champ IF :
{ IF { MERGEFIELD ProductLineName } = "NomDeLaFamille" "{ MERGEFIELD Document.DateMonthYear }" "" }Le nom qui suit le préfixe est celui d'un champ du tableau Liste des champs d'entête et de pied de page. Un nom inconnu produit une valeur vide.
WARNING
Le préfixe ne fonctionne que pour les champs texte. SalesPersonPhoto et SignatureImage sont des champs image et ne peuvent pas être utilisés avec Document. : ils s'écrivent avec le préfixe Image:, voir Champs image.
Nettoyage des lignes et des tableaux vides
Quand un modèle répartit les produits dans plusieurs tableaux à l'aide de champs IF (par exemple un tableau par famille de produit), chaque tableau reçoit malgré tout une ligne par produit du devis : les produits qui ne correspondent pas à la condition y laissent une ligne vide.
Deux textes spéciaux permettent de supprimer ces lignes et ces tableaux après la génération. Ils s'écrivent en texte normal dans le modèle, ce ne sont pas des champs de fusion.
##CELL_TO_DELETE##
Après la génération, toute ligne de tableau dont toutes les cellules sont vides ou contiennent ce texte est supprimée.
On le place dans la branche « faux » des champs IF de chaque cellule de la ligne :
{ IF { MERGEFIELD ProductLineName } = "NomDeLaFamille" "{ MERGEFIELD Name }" "##CELL_TO_DELETE##" }Ainsi, pour un produit qui n'appartient pas à la famille NomDeLaFamille, toutes les cellules de la ligne contiennent le texte spécial et la ligne disparaît. Il suffit qu'une seule cellule de la ligne contienne autre chose pour que la ligne soit conservée.
##DELETE_TABLE_IF_EMPTY##
Ce texte se place dans la première cellule de la première ligne du tableau, c'est-à-dire dans son en-tête. Il est traité après ##CELL_TO_DELETE## :
- s'il ne reste que la ligne d'en-tête, le tableau entier est supprimé du document ;
- s'il reste au moins une ligne de données, le texte spécial est simplement effacé et le tableau est conservé.
C'est ce qui permet de faire disparaître complètement un tableau de famille de produit lorsque le devis ne contient aucun produit de cette famille.
Le tableau peut être imbriqué dans un autre tableau : seul le tableau qui porte le texte est concerné, jamais le tableau qui le contient.
WARNING
##DELETE_TABLE_IF_EMPTY## est toujours retiré du document généré, même lorsqu'il ne déclenche aucune suppression.
Ce n'est pas le cas de ##CELL_TO_DELETE## : si la ligne est conservée parce qu'une de ses cellules contient autre chose, le texte reste visible dans les cellules qui le portent. Il faut donc le placer dans toutes les cellules de la ligne, sans quoi il apparaîtra tel quel dans le devis.
Pages produit
Dans le devis, on peut aussi insérer des pages de présentation des produits.
Pour cela il faut créer pour chacun des produits un document de présentation puis ajouter ces documents depuis la fenêtre d'édition de produit (dans la page Produits du menu Personnalisation ) 
Dans le modèle de devis, il faut ensuite ajouter un champ de fusion ProductPages.
Lors de la génération du devis, ce champ sera remplacé par le contenu des documents de chaque produit du devis.
Liste des champs des pages produit
| Nom | Description |
|---|---|
| Name | Nom du produit |
| Description | Description du produit |
| Comment | Commentaire |
| WebLink | Lien hypertexte |
| ProductLineName | Nom de la famille du produit |
| Quantity | Quantité |
| UnitPrice | Prix unitaire |
| DiscountAmount | Montant de la remise |
| DiscountRate | % de remise |
| Amount | Montant HT |
| VatRate | Taux de TVA |